不採用メールは、求職者に結果を伝えるだけのものとして軽視されがちですが、選考における最後の接点であるため悪い印象を与えないように注意が必要です。
とくに選考の最終段階まで進んだ求職者は、時間と労力を注いだ分だけ不採用時のショックは大きくなり、その反発として企業に対して嫌悪感を持つケースもあります。（後ほどアンケート調査を紹介します。）
また、少数派ではありますが、選考過程での不満を企業口コミサイトに書き込む求職者もいます。
このようなリスクを未然に防ぐためにも、企業イメージを守りつつ、未来の関係構築に繋げる対応が必要です。
この記事では、求職者に不快な思いをさせないための不採用メールについて解説します。
シチュエーションごとに使えるテンプレ文とワンクリックでコピーできるボタンをご用意しているのでぜひ利用してください。
もし採用に手が回らなくて、応募者に丁寧な対応ができない（できていない）場合には、ぜひ弊社の採用支援サービスをご検討いただけると幸いです。
独自の採用ロジックで継続的な採用活動の改善を目指し、法人設立から2年で200名以上の採用に貢献してきました。まずは無料相談からお気軽にお問い合わせください。
【重要】不採用メールの内容によって嫌悪感を抱く人もいる
あるアンケート結果によると、就活生の8割が不採用メール（通称：お祈りメール）に対して嫌悪感を抱いているとされています。（出典：https://news.mynavi.jp/article/20240322-2912464/）
2024年卒の就活生300名を対象に、志望度の高い企業からの不採用メールについてどう感じるかという調査が行われました。
その結果、83%が「形式的で冷たい」と感じ、85%が「その企業を嫌いになった」と回答しています。さらに、不採用をきっかけに43%が「製品を使わない」、23%が「周りの人におすすめしない」と答えており、企業に対するネガティブな印象が強まる傾向が明らかになりました。
これは就活生に限った話ではなく、中途採用やアルバイト採用でも同じであると考えるのが自然です。企業や店舗のイメージ低下を防ぐためにも、不採用メールには丁寧さと配慮が求められます。
選考の進行度に応じて不採用メールの内容を調整する
選考が進むにつれて、求職者の転職意欲は高まり、面接を重ねることで時間や労力も多く注がれるため、終盤での不採用メールは特に配慮が必要です。
普段のテンプレートに文章を加えて、応募者への感謝や誠意を示すことで、気持ちに寄り添う内容にすることが重要です。
一方で、書類選考や1次面接の段階では、簡潔なテンプレート対応でも大きな問題にはなりにくいと考えられます。
シチュエーション別の不採用メールの例文
- 基本テンプレ
- 書類選考で不採用だった場合
- 応募者が多数だった場合
- ほかの応募者で先に採用が決まった場合
- 面接日程が合わなかった場合
- 面接後に不採用にする場合／ご縁がなかった場合
- 募集がすでに終了していた場合
- ほかの職種を提案する場合
- 応募者のスキルが高すぎた場合
- 英語で対応する場合
基本の内容
- 応募者の名前
- 応募してくれた（書類を送ってくれた）ことへのお礼
- 選考結果
- 自社名と担当者名
書類選考で不採用だった場合
お世話になっております。
株式会社〇〇・採用担当の●●です。
先日は書類の送付ありがとうございました。
社内で慎重に検討させていただきましたが、今回はご期待に沿う結果とならず、誠に申し訳ございません。
書類は責任を持って、弊社側で破棄させていただきます。
改めまして、この度は弊社に興味を持っていただき誠にありがとうございました。
株式会社〇〇
採用担当 △△
応募者が多数だった場合
お世話になっております。
株式会社〇〇・採用担当の●●です。
慎重に検討させていただきましたが、応募者が多数いらっしゃり、今回はほかの候補者との相対的な判断により、お見送りとさせていただきます。ご期待に沿う結果とならず、誠に申し訳ございません。
またの機会がございましたら、ぜひご応募いただけますと幸いです。
株式会社〇〇
採用担当 △△
ほかの応募者が先に採用された場合
この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
選考を進めている途中ではございましたが、ほかの応募者の中から先に採用が決まりましたため、今回の募集は終了することになりました。
弊社に興味を持っていただいたにもかかわらず、ご期待に沿えない形となってしまい申し訳ございません。
またの機会がございましたら、ぜひ再度ご応募いただけますと幸いです。
株式会社〇〇
採用担当 △△
面接日程が合わなかった場合
お世話になっております。株式会社〇〇、採用担当の●●です。
面接日程の調整を何度か試みましたが、なかなか日程が合わず、今回は選考を終了とさせていただくことになりました。
ご期待に沿う結果とならず誠に申し訳ございません。
貴重なお時間を割いてご応募いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
またの機会がございましたら、ぜひ再度ご応募いただけますと幸いです。
株式会社〇〇
採用担当 △△
面接後に不採用にする場合／ご縁がなかった場合
お世話になっております。株式会社〇〇、採用担当の●●です。
先日は面接のお時間をいただき誠にありがとうございます。
社内で慎重に選考を進めさせていただきましたが、今回はご期待に沿う結果とならず、誠に申し訳ございません。
貴重なお時間を割いていただきましたこと、心より感謝申し上げます。
株式会社〇〇
採用担当 △△
募集がすでに終了していた場合
この度は当社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
担当者に確認したところ、先日別の応募者で採用が決まってしまったとのことでした。
入れ違いとなってしまい、申し訳ございません。
弊社に興味を持ってご応募いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
またの機会がございましたら、ぜひ再度ご応募いただけますと幸いです。
株式会社〇〇
採用担当 △△
ほかの職種を提案する場合
お世話になっております。株式会社〇〇、採用担当の●●です。
この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
選考の結果、今回ご応募いただいた職種では、ご期待に沿う形となりませんでした。申し訳ございません。
ただ、△△様のご経験が弊社の〜〜〜〜のポジションで活かせるのではと感じております。
求人のURLを下記に添付させていただきますので、もし〜〜〜〜のポジションにご興味がございましたら、ぜひご検討いただけますと幸いです。
ご連絡をお待ちしております。
株式会社〇〇
採用担当 △△
応募者のスキルが高すぎた場合
お世話になっております。株式会社〇〇、採用担当の●●です。
この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
慎重に検討させていただいた結果、今回のポジションに対して▲▲様のスキルやご経験が非常に高く、ポジションとの適合度を考慮して今回はご期待に沿えない結果となりました。
今後、▲▲様のご経験が活かせるポジションが募集された際には、ぜひご検討いただけますと幸いです。
株式会社〇〇
採用担当 △△
英語で対応する場合
Dear ▲▲,
Thank you very much for expressing your interest in this opportunity with our company. After a thorough review of your application and qualifications, we regret to inform you that we have decided to move forward with another candidate for this position.
We sincerely appreciate the time and effort you put into the application process. Please feel free to consider future opportunities with us, as we would be pleased to see your application again. Wishing you the very best in your career journey.
Kind regards,
The Hiring Team at 〇〇 Inc.
▲▲ 様
この度は当社の機会にご関心をお寄せいただき、誠にありがとうございました。ご応募書類とご経歴を慎重に拝見させていただきましたが、今回は他の候補者を採用することとなりました。
お忙しい中、応募プロセスにご協力いただきましたことに心より感謝申し上げます。今後、他の機会がございましたら、ぜひ再度ご応募をご検討ください。今後のご活躍をお祈り申し上げます。
敬具
〇〇株式会社 採用チーム
よくある質問
まとめ
不採用メールは企業イメージに影響を与える重要な要素です。
特に選考の進行度や応募者の期待度に応じて内容を調整し、誠実さや感謝の意を示すことが求められます。
シチュエーションごとのテンプレートを活用することで、丁寧な対応が可能です。
また、素早く結果を通知することで、応募者が他の選考に専念できるよう配慮することも大切です。
採用支援サービスを活用することで、より効果的な対応が可能になります。
